Паспорт на продукцию

В настоящее время, когда со своими правами и обязанностями знакомы даже дети, выросла значимость документов. Нет, они и раньше были востребованными, но сейчас им отведено особое внимание. Возьмем, к примеру, паспорт. Если до 1997 года его получали после достижения 16 лет, то сейчас выдают с 14. Кстати, а что такое паспорт? Верно, документ, содержащий информацию о человеке: ФИО, место рождения и другие личные данные. Как оказывается, это не совсем полный ответ, ведь паспорт может быть и на продукцию. Разберемся, а что это за документ, для чего он нужен, кем используется и как его оформить.

Чтобы разобраться, для чего необходим документ, обсудим, в чем его суть. Паспорт на продукцию (далее ПП) является официальной бумагой, в которой отражена вся информация об изделии, то есть не только его название, производитель или время выпуска товара, но и другие данные.

Рассмотрим, что содержится в ПП:

1. Название изделия, модель или марка и идентификационный номер.
2. Сфера использования товара.
3. Данные о производителе — это название, адрес, ИНН, контакты.
4. Когда выпущен и отгружен товар, в какой партии и смене.
5. Информация о материалах, из которых изготовлено изделие, вид упаковки (пластик, гофротара и т. д.).
6. Комплектация продукции. Например, для смартфонов: телефон, зарядное устройство, защитное стекло. Для техники — данные о сборке или монтажа.
7. Размеры, мощность и другие параметры характерные для техники. Если это продукты, то указывают массу, калорийность и срок годности. Для игрушек = информация о возрастном ограничении. Таким образом предоставляются все сведения, характеризующие продукт.
8. Правила эксплуатации. Для тканевой продукции — особенности стирки, для техники тонкости монтажа, соблюдение температурных режимов, основные требования к обслуживанию.
9. Особенности хранения и транспортировки.
10. Предостережения о возможных опасностях. Например, лекарства хранить далеко от детей или не пользоваться электроприборами влажными руками.
11. Действия при возникновении форс-мажорных ситуаций. Например, если задымилась микроволновая печь, то в первую очередь ее обесточивают.
12. Возможное негативное влияние продукции на здоровье или окружающую среду.
13. Данные о соответствии продукции нормативным документам.
14. Правила утилизации продукции в случае окончания срока ее эксплуатации, годности или выхода из строя.
15. Права и обязанности производителя по законодательству.
16. Каким ГОСТам и нормативным документам соответствует продукция.
17. Точный состав изделия. Данные получают проведением лабораторных исследований. Анализ продукции может заказать как производитель, так и поставщик или покупатель. Экспертизу проводят в лаборатории изготовителя или в испытательном центре, имеющем аккредитацию на проведение исследований. Полученные данные сверяют с соответствием ГОСТ или с иными нормативными документами.
18. Дополнительно могут прилагаться схемы и чертежи товара.

На каждом изделии и товаре должны быть данные о гарантийном сроке эксплуатации или годности. ПП оформляют в едином виде, который регламентирован единой системой документации. Паспорт может быть как в бумажном виде, так и в электронном.

Заказать разработку ПП может не только организация производитель, но и поставщик, если считает, что в документе допущена ошибка, и это усложнит реализацию товара или продукция произведена за рубежом и поступила без ПП. Кроме того, лабораторные исследования продукции также вправе заказать покупатель. Например, клиент купил дорогой кетчуп, но по внешнему виду и вкусу он не соответствует требованиям, которые указаны в его описании. После исследования, в случае подтверждения подозрений, он вправе потребовать выплату за ущерб. Даже если финансовой компенсации не будет, факт того, что данные в ПП не соответствуют реальности — отрицательная реклама.

Не путайте ПП с инструкцией по эксплуатации продукции. В паспорте содержатся краткие данные, а в инструкции — все нюансы использования товара.

Паспорт входит в перечень сопроводительной документации — без него товар могут не допустить к реализации. Требование предъявляется как к отечественной, так и зарубежной продукции.

Рассмотрим для какого товара нужна паспортизация:

• бытовая техника: холодильник, телевизор, тостер, компьютер, телефоны;

• производственное оборудование: станки, приборы, установки;

• транспорт: автомобили, яхты, скутеры;

• мебель: кресло, кровати, стулья, диваны;

• пищевые продукты и напитки;

• одежда, обувь, головные уборы;

• бижутерия и ювелирные изделия;

• игрушки;

• бытовая химия;

• косметика;

• лекарственные средства;

• строительные материалы: песок, глина, блоки, древесные комплектующие;

• нефтепродукты.

Паспорт нужен не только для готового товара, но и к ее комплектующим: батарейки, шины, нитки и т. д. Получается, ПП необходим для продукции практически всех сфер, но обязателен ли он?

Дать точный ответ достаточно сложно. Это связано с тем, что в законодательство РФ регулярно вносят изменения. В настоящее время наличие ПП повышает конкурентную способность продукции и делает ее более востребованной. Связано это с тем, что клиент может изучить характеристики товара, оценить его безопасность и узнать данные о производителе перед его покупкой.

Дать точный ответ: нужен ПП на определенный вид товара или нет, может только специалист, знающий все изменения в законодательстве. При этом учитывается, что, если даже товар не нуждается в ПП, не каждая реализующая организация возьмет его на продажу, а также отсутствие паспорта причина отказа в оформлении сертификата соответствия.

Если продукция на законодательном уровне должна сопровождаться ПП, а он отсутствует, то это грозит штрафом от 100 000 до 500 000 рублей, конфискацией товара, при этом продукцию не всегда возвращают производителю, даже после того, как ПП был разработан. В худшем случает организации запрещают заниматься дальнейшим выпуском продукции.

Основное назначение паспорта — предоставление покупателю полной информации о товаре. Также документ необходим для:

1. Заключения контракта на поставку продукции для ее последующей реализации. Продажа может осуществляться как напрямую покупателю, так и через маркетплейсы.

2. Оформления сертификата соответствия или для декларирования товара.

3. Подтверждения качества продукции для проверяющих органов.

4. Утверждения соответствия товара ГОСТу.

5. Сокращения вероятности повреждения товара в процессе транспортировки или эксплуатации. В ПП имеется специальный пункт об особенностях перевозки, хранения и применения продукции.

6. Информирования покупателя об изготовителе. Чем популярнее производитель, тем большим спросом пользуется товар.

7. Законной реализации продукции в России.

Паспорт позволяет покупателю убедиться в безопасности товара. Критерий важен не только для использования продукции в быту, но и на производстве, где отсутствие надежности может привести к внештатным ситуациям и убыткам на производстве.

Оформить ПП может сам производитель, при условии наличия в штате сотрудников с квалификацией в данной сфере. Если таких нет, то обращаются в специализированную организацию с аккредитацией, подтверждающей права на изготовление и выдачу документа. Срок разработки паспорта составляет от 1 до 5 суток, а стоимость зависит от вида и количества продукции.

Сейчас рассмотрим плюсы и минусы обоих методов. Создание ПП своими силами позволяет экономить, но нет гарантии, что будут отсутствовать ошибки. Они могут стать причиной задержки продукции на реализацию. Итог — это издержки на переоформление ПП и убыль из-за простоя товарооборота.

Оформление паспорта аккредитованной организацией гарантирует отсутствие ошибок, но если даже они будут обнаружены, компания должна исправить их в короткие сроки и бесплатно (если ошибка допущена по их вине, а не заказчика). Минус — стоимость, но она быстро окупается отсутствием проблем с реализацией и оформлением сертификации.

Большинство производителей предпочитают обращаться в аккредитованные организации, так как они отслеживают все изменения в законодательстве, поэтому риск оформления паспорта неправильно минимален.

Рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают при разработке ПП: неполная или неправильная информация о продукции, собрана не вся необходимая документация или отсутствие внесения изменений. Ошибки могут быть допущены как организацией, занимающейся изготовлением паспорта, так и личным сотрудником, если решено сделать документ самостоятельно.

ПП — документ, содержимое которого должно соответствовать условиям законодательства. В случае даже малейшего отклонения от требований или допущение небольшой ошибки — паспорт считается недействительным. Дополнительно, если недостоверная информация будет допущена в разделе по эксплуатации, хранении или транспортировке, то это может привести к причинению вреда здоровью или повреждением продукции.

При разработке ПП используют правила ГОСТа 2.601 от 2006 года. В нем перечислено, какая информация должна содержаться в ПП, требования, предъявляемые к упаковке и т.д. Далее рассмотрим, в каком порядке оформляется паспорт при обращении в аккредитованную организацию:

1. Подача заявления. Формат документа зависит от тематики продукции.

2. Организация производит расчет стоимости услуги и оговаривает с клиентом нюансы.

3. Заключается договор, в котором прописывается окончательная цена за оформление и выдачу ПП.

4. Сбор документов для оформления паспорта, какой требуется пакет, рассмотрим ниже.

5. Предоставление данных о лабораторных испытаниях. Если они не проводились, то при оформлении ПП аккредитованная организация делает их сама, но это сказывается на стоимости услуг.

6. Составление ПП с учетом документации и требований стандартов.

7. Проверка ПП, оплата услуги и выдача паспорта клиенту.

СОВЕТ. Перед заказом ПП убедитесь в наличии у организации аккредитации, посмотрите отзывы о компании и т.д. Максимально защитите себя от мошенников и лишних трат, так как даже малейшая ошибка в документе приведет к издержкам.

Какие потребуются документы:

• ИНН, ОГРН, название организации, производящей продукцию, и форма собственности (ООО, ОАО, ЗАО);

• наименование товара, область применения, если это техника, то потребуются схемы и чертежи;

• материал, используемый для производства продукции;

• какие лабораторные исследования проведены и ГОСТы, которым соответствует товар;

• комплектация товара;

• правила хранения, транспортировки и эксплуатации;

• данные гарантийном и эксплуатационном сроке, а также о сроках годности;

• перечень, какие документы клиент предоставил для оформления ПП.

Если ПП требуется не на один вид товара, то перечисленную документацию подготавливают на каждый вид, кроме данных об самой организации (то есть со второго пункта).

Правильно составленный паспорт является гарантией того, что продукция не будет залеживаться на складе, а сразу уйдет в реализацию. Кроме этого — поставщик, дистрибьютор и покупатель будут иметь полное представление о приобретаемой продукции. Далее обсудим какие тонкости нужно учитывать при разработке паспорта.

Понимание, что дает ПП

Точная и полная информация в паспорте позволяют маркетинговому агентству правильно сделать рекламу товара, подчеркнуть его основные преимущества. Недоверчивый покупатель может изучить характеристики товара в ПП. Поэтому основная цель аккредитованных организаций, занимающихся разработкой ПП — это полное предоставление информации о продукции, при этом она должна быть изложена кратко, но понятно.

Знание для какой аудитории продукция

Прежде чем приступить к разработке документа учитывайте, для кого она выпускается. Если это техническое оборудование, то и содержание должно быть кратким с точными, а не приближенными цифрами. Простого покупателя больше привлечет описание товара, где перечислен состав, срок службы и особенности эксплуатации. Из этих данных клиент на подсознательном уровне выделяет только преимущества и недостатки товара, по которым решает покупать продукцию или нет.

Структура ПП

Несмотря на то, что ПП нужно оформлять согласно нормативным документам, никто не запрещает проявить легкий креатив. Выделите в паспорте главные преимущества продукции, на обложке расположите четкое фото товара на соответствующем фоне. Самое главное — подробная инструкция по эксплуатации и хранении продукции, а также какие мероприятия позволят продлить срок службы товара.

Если вы производите несколько видов товаров, то старайтесь придерживаться схожего оформления. Так покупатель, приобретая у вас продукцию будет уже знать, где примерно расположена интересующая его информация.

Язык написания ПП

Даже если вы планируете реализовать продукцию только в РФ, оформите паспорт дополнительно на самых распространенных языках: например, английский, немецкий, китайский. Во-первых, покупатель решит, что товар востребован и за рубежом, а это плюс в сторону его выбора. Во-вторых, иностранные представители приезжают в Россию на конференцию, а некоторые и проживают в ней. В итоге, при наличии идентичных товаров, он выберет тот продукт, где есть вся необходимая информация на его родном языке.

При написании ПП используйте понятный язык. Одни термины и цифры могут оттолкнуть покупателя, так как он в них не разбирается. Дополнительно используйте качественный шрифт. Если документ будет напечатан мелко или использованы художественные буквы, то воспринимать такую информацию бывает очень сложно.

Не экономьте на описании продукции

Подробная информация о составе товара, его комплектующих и правилах использования позволит клиенту не только с комфортом эксплуатировать продукцию, но и предотвратит быстрый выход ее из строя. Как итог, товар прослужит долго, а значит клиент на будущее будет товар от данного производителя, так как он долговечный.

Дополнительно. Обеспечьте доступность ПП, то есть изготавливайте его не только в бумажном виде, который прикладывается к каждой единице продукции. Выложите документ на сайте. Клиент сможет ознакомиться с информацией при выборе товара, а также, в случае потери бумажного паспорта, всегда можно посмотреть информацию на сайте.

Своевременно вносите изменения

В настоящее время ничто не стоит на месте, все совершенствуется. В связи с этим не забывайте своевременно вносить в ПП все изменения, которые всегда улучшают продукцию, а значит повышают и спрос на нее. Запомните, правильно составленный паспорт с полной информацией позволит стать вашей продукцией выделиться среди конкурентов.

ПП является бессрочным документом, и он действителен на весь период срока эксплуатации товара. Так как практически вся продукция выпускается партиями (исключение составляют эксклюзивное, поштучное изготовление товаров), то ПП используют одинаковое для каждого поштучного товара из партии. При этом паспорт будет действителен, пока производство не закрыто.

Есть исключения. В случае внесения в продукцию изменений, поменялся материал, техника обработки продукции и т.д., то в ПП вносят соответствующие изменения. Также паспорт дополняют новыми данными, если товар подвергался ремонту, а после него его выставили на продажу. В документе необходимо отразить какая деталь была заменена и полное описание новой комплектующей, а также были проведены испытания по работоспособности продукции или нет.

ПОДЫТОЖИМ. Паспорт на продукцию является таким же важным документом, как и паспорт для человека. Он позволяет узнать всю необходимую информацию о товаре перед его покупкой. В связи с тем, что при оформлении ПП нужно знать не только данные о продукции, но и изменения в законодательстве. Паспорт лучше разрабатывать не самостоятельно, а обратиться в аккредитованную организацию. Это позволит избежать лишних издержек и потери времени.